Dokumentenmanagement

Aufgabenstellung Dokumentenmanagement

Dieses Zitat gilt nicht nur für den ruhigen Fluss des Lebens, sondern in vielen Unternehmen leider auch für den Datenfluss. Dokumente bleiben an dezentralen Softwareinseln hängen, Informationen verschwinden im Strudel der Datenmengen, Berge von Papier halten notwendige Entscheidungen auf und Wissen staut sich in überflüssigen Knicks und Nebenflüssen.

Nutzen durch professionelles Dokumentenmanagement von T.O.C.

Diese Datenblockierungen lassen sich jedoch ganz einfach begradigen: mit der Einführung eines integrierten Dokumentenmanagements gewährleisten wir einen steten Strom an Informationen. Unser Team reduziert für Sie den Flächenbedarf für Archive und Ablagen um bis zu 90 Prozent, verkürzt spürbar die Prozessdurchlaufzeiten und sorgt so dafür, dass Informationen ungebremst dorthin gelangen, wo sie benötigt werden.

Dokumentenmanagement im Detail

Am Beispiel des Ablagemanagements wird dies besonders deutlich. Viele Fehler entstehen durch unterschiedliche Versionen und/oder Arbeitsstände bei Mehrfachablagen für gemeinsam bearbeitete oder genutzte Dokumente. Die Folge sind oft eine sinkende Aktualität der abgelegten Dokumente und Nachfragen sowie Verzögerungen im Arbeitsablauf bei nachgelagerten Stellen.

Ablagemanagement

Durch eine Analyse der derzeit verwendeten Ablagesysteme liefern wir Ihnen wertvolle Erkenntnisse über den Zeitverlust in Ihrem Unternehmen/Betrieb. Ziel unserer Analyse sind konkrete Vorschläge zur Verbesserung aller Systeme, z.B. die Ablage nach Stufenplan (Arbeitsplatz, Teamablage, Altablage) oder der Aufbau eines DV-Systems für die Verwaltung/Recherche gemeinsam genutzter Papierablagen:

• Persönliche Ablage
• Teamablage
• Etagenablage
• Zentralablage
• Archiv